¿ Cuanto tiempo debe conservar los documentos de su empresa?

Si usted quiere saber durante cuánto tiempo debe conservar los documentos de su empresa. Pues bien, aunque el plazo general según las normas mercantiles es de seis años, sepa que dicho plazo es superior en algunos casos…

Plazo general de seis años

Norma mercantil. Según las normas mercantiles, los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relativos a la actividad deben conservarse durante al menos de seis años contados a partir del último asiento realizado.

Apunte. Según esto, el próximo día 1 de enero de 2015 su empresa podría destruir la documentación de los años 2008 y anteriores, al haber transcurrido ya más de seis años desde el último asiento de dichos ejercicios (el asiento de cierre).

Excepciones. Sin embargo, sepa que esta regla tiene algunas excepciones derivadas de la normativa fiscal, por lo que no se le ocurra destruir toda esta documentación. Aunque dicho plazo de seis años es superior al de cuatro (el plazo del que Hacienda dispone para revisar los impuestos), es precisamente la norma fiscal la que obliga a conservar ciertos documentos por más tiempo.

Supuestos especiales

Interrupciones. En primer lugar, recuerde que el plazo de cuatro años del que dispone Hacienda para revisar puede interrumpirse, bien por algún acto de su empresa (como la presentación de una complementaria), bien por actos de la propia Administración (como el inicio de una inspección que finaliza con una liquidación provisional). En estos supuestos, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo, por lo que su empresa deberá guardar los documentos al menos cuatro años más desde la interrupción.

Impuesto sobre Sociedades. Por otro lado, en caso de que una operación tenga incidencia en declaraciones del Impuesto sobre Sociedades de ejercicios futuros, también deberá conservar la documentación hasta que ya no puedan revisarle dichos ejercicios.

Vea algunos ejemplos:

En caso de activos que se amorticen, deberá conservar la factura de compra al menos hasta que ya no puedan revisarle el ejercicio en el que los haya amortizado totalmente.

Si en un ejercicio obtiene pérdidas y genera una base imponible negativa (BIN) pendiente de compensar, o bien si genera deducciones que quedan pendientes de aplicar, deberá conservar toda la documentación acreditativa durante al menos diez años (a partir de 2015 ése es el plazo del que dispondrá Hacienda para revisar la procedencia de dichas partidas).

Diez años. Transcurridos esos diez años, y mientras dichas BINs y deducciones estén pendientes, sólo deberá conservar la declaración del año en que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio (pero a los simples efectos de justificar la existencia de las BINs, sin que Hacienda pueda ya modificarlas).

Tenga en cuenta que a partir de 2015 podrá compensar las BINs de forma indefinida (hasta ahora el límite son 18 años), por lo que puede que tenga que conservar dichos documentos por bastantes años.

IVA. Por último, si adquiere inmovilizados para su actividad por más de 3.005,06 euros, deberá conservar las facturas de adquisición un mínimo de 9 años, si son bienes muebles, y de 14 años, si son inmuebles. ¡Atención! Recuerde que para este tipo de bienes existe un período de tiempo posterior a la compra en el que es posible que deba “regularizarse” parte del IVA deducido en la adquisición, por lo que Hacienda exige que se conserven las facturas durante dicho período.

En caso de que alguna operación tenga incidencia en declaraciones de IVA o Impuesto sobre Sociedades de ejercicios futuros, deberá conservar la documentación hasta que ya no puedan revisarle dichos ejercicios.

Espero os sea de ayuda esta información.